Rédiger un email, résumer un document, préparer une présentation, traduire un texte, trouver des idées… Les outils d’intelligence artificielle sont devenus de véritables assistants du quotidien. Mais dans un contexte professionnel, leur utilisation mérite quelques précautions.

Confidentialité, données personnelles, erreurs, règles internes : voici 7 réflexes simples à adopter.

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1. Avant de copier-coller, pensez « confidentiel »

Un contrat, un fichier client, des résultats financiers, une stratégie commerciale ou un projet encore confidentiel ne doivent pas être transmis à une IA sans vérifier que l’outil et cet usage sont autorisés par l’entreprise.

À éviter : « Voici notre contrat confidentiel avec le client X. Peux-tu me le résumer ? »

À faire : Supprimer les informations confidentielles ou utiliser exclusivement les outils et procédures validés par l’entreprise.

Le réflexe : est-ce que je pourrais communiquer cette information à une personne extérieure à l’entreprise ?

2. Protégez les données personnelles

Nom d’un collègue, rémunération, coordonnées d’un client, évaluation professionnelle, informations médicales… Une demande adressée à une IA peut rapidement contenir des données personnelles. Or, leur utilisation reste soumise aux règles de protection des données.

À éviter : « Rédige un courrier concernant Mme X, actuellement en arrêt maladie pour… »

À faire : « Rédige un modèle de courrier destiné à une salariée actuellement absente. »

Le réflexe : anonymiser dès que l’identité de la personne n’est pas nécessaire.

3. Une réponse convaincante n’est pas forcément une réponse exacte

L’IA peut se tromper. Plus troublant encore : elle peut se tromper avec beaucoup d’assurance !

Elle peut inventer une référence, présenter une information ancienne comme actuelle ou mal comprendre une question.

À éviter : Copier-coller directement la réponse de l’IA dans un document important.

À faire : Vérifier les informations, les chiffres, les références et les sources avant utilisation.

L’IA propose. L’humain contrôle.

4. Gardez votre esprit critique

« L’algorithme l’a dit » n’est pas une justification suffisante. Cette vigilance est particulièrement importante lorsqu’une IA intervient dans une décision concernant une personne : recrutement, évaluation, évolution professionnelle ou organisation du travail.

Un système automatisé peut notamment reproduire certains biais présents dans les données sur lesquelles il s’appuie.

Le réflexe : plus une décision a de conséquences pour une personne, plus le contrôle humain est important.

5. Respectez les règles de votre entreprise

Pouvoir accéder à une IA depuis son ordinateur ou son téléphone ne signifie pas nécessairement que son utilisation est autorisée pour toutes les tâches professionnelles.

L’entreprise peut définir :

• les outils d’IA autorisés ;
• les usages permis ;
• les informations qui ne doivent jamais être transmises ;
• les règles de sécurité et de confidentialité à respecter.

À éviter : utiliser son compte personnel sur une IA grand public pour traiter des documents professionnels sensibles.

À faire : vérifier les outils et les usages autorisés par l’entreprise.

6. L’IA peut aussi être utilisée par l’entreprise

L’intelligence artificielle ne sert pas uniquement à rédiger des textes. Elle peut également intervenir dans le recrutement, l’organisation du travail ou l’analyse de certaines activités.

Mais IA ne signifie pas surveillance illimitée.

Les règles relatives à la protection des données, à l’information des salariés et à la proportionnalité des dispositifs de contrôle continuent de s’appliquer.

Le règlement européen sur l’intelligence artificielle prévoit par ailleurs des règles renforcées pour certains systèmes d’IA utilisés dans le domaine de l’emploi.

7. Apprenez à bien utiliser l’IA

Utiliser correctement une IA ne consiste pas seulement à savoir rédiger un bon « prompt ». C’est également savoir :

• ce que l’on peut lui communiquer,
• ce que l’on doit vérifier,
• quand elle peut nous aider…
• et quand il vaut mieux ne pas l’utiliser.

La maîtrise de l’IA devient d’ailleurs un véritable enjeu professionnel. Le règlement européen sur l’IA prévoit des mesures destinées à assurer un niveau suffisant de maîtrise de l’IA pour les personnels amenés à utiliser ces systèmes.

Avant de cliquer sur « Envoyer »… Posez-vous 4 questions :

• Cette information est-elle confidentielle ?
• Contient-elle des données personnelles que je peux supprimer ou anonymiser ?
• Cet outil et cet usage sont-ils autorisés par mon entreprise ?
• Suis-je capable de vérifier la réponse produite ?

Un doute : mieux vaut vérifier avant d’envoyer.